Der richtige Umgang mit Bewerbungsunterlagen

6 Tipps zum korrekten Umgang mit Bewerbungsunterlagen

1. Wie sensibel sind Bewerbungsunterlagen und worauf muss ich achten?

Bewerbungsunterlagen enthalten sensible bzw. besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Diese Unterlagen dürfen nur von erforderlichen Personen eingesehen werden können. Erforderlich sind die Personen, die an der Personalauswahl unmittelbar beteiligt sind, und die beispielsweise die Vorauswahl bzw. die Vorstellungsgespräche durchführen.

2. Worauf muss ich am Arbeitsplatz achten?

Ausgedruckte Unterlagen müssen bei Abwesenheit vom Arbeitsplatz sicher verwahrt werden, am besten im verschlossenen Schrank oder Rollcontainer.

Dies gilt auch dann, wenn nur kurz der Arbeitsplatz verlassen wird und die Zimmertüre offenbleibt. Außerdem ist darauf zu achten, dass keine Unbefugten (Reinigungskräfte, Handwerker, Mitarbeiter, die nicht an der Personalauswahl mitwirken) die Ausdrucke einsehen können.

3. Worauf muss ich bei der Dateiablage achten?

Für im Filesystem abgelegte Bewerbungsunterlagen gilt ebenfalls die Anforderung, dass nur erforderliche Personen Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen nehmen dürfen. Daher ist sicherzustellen, dass die Unterlagen nicht in Ordnern liegen, die für andere Teams, oder andere Abteilungen oder sonstige Kollegen zugänglich sind.

4. Wann muss ich Unterlagen löschen? Darf ich diese aufbewahren?

Laufende Bewerbungen: Solange das Bewerbungsverfahren läuft, dürfen diese sicher aufbewahrt werden.

Abgelehnte Bewerber: Wenn ein Bewerber abgelehnt wurde, sind Bewerbungsunterlagen, Bewertungen und alle anderen Notizen der Personalabteilung zurück zu geben und nach maximal 6 Monaten zu löschen.

Erfolgreiche Bewerber: Die Bewerbungsunterlagen sind an den Personalbereich zurückgeben, da diese nach der Zusage Bestandteil der Personalakte werden und die Personalaktenführung dort zentral erfolgt. Alternativ ist auch eine eigene Löschung von Kopien möglich, die Originalunterlagen sind immer an den Personalbereich zurück zu geben.
Damit das Löschen von Dateien und E-Mails leichter fällt, empfiehlt sich eine Ablage der Mails im Mailprogramm oder auf dem Fileserver in Ordnern, in dessen Name bereits der Löschzeitpunkt vermerkt ist, z. B. (Mayer Jan 18, wenn die Absage Ende Juni 17 erteilt wurde).

Bewerberpool: Ist ein Bewerber interessant, kann ihm jedoch kein passender Arbeitsplatz angeboten werden, so teilen Sie dies dem Personalbereich mit, damit dieser die Einwilligung zur weiteren Aufbewahrung der Unterlagen einholen kann. Eine weitere Aufbewahrung ist nur mit Einwilligung möglich.

5. Wie muss ich Bewerbungsunterlagen entsorgen?

Sofern die Unterlagen nicht an den Personalbereich zurückgehen, müssen diese über einen Entsorgungsbehälter oder über einen Aktenvernichter mit Cross Cut Schnitt entsorgt werden.

6. Darf ich über eingegangene Bewerbungen oder den Stand von Bewerbungsverfahren sprechen?

Generell gilt, dass ein Austausch mit Kollegen über Bewerbungen bzw. zum Stand des Bewerbungsverfahren nicht erlaubt ist, sofern Sie nicht unmittelbar Beteiligter des Auswahlprozesses sind und sich mit anderen Mitentscheidern unterhalten. Auch mit sonstigen Personen wie Freunden oder Familienangehörigen darf nicht darüber gesprochen werden.

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