Videokonferenz-Tools und Datenschutz

Corona aktuell: Videokonferenz-Tools und Datenschutz

Corona hat die Welt fest im Griff. Die Auswirkungen sind deutlich spürbar und notgedrungen mussten Unternehmen und Soziale Einrichtungen Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten und gleichzeitig den wirtschaftlichen Betrieb  – so gut wie möglich – aufrecht zu erhalten. Eine Maßnahme ist es, die Mitarbeiter aus dem Home Office arbeiten zu lassen. Glücklicherweise leben wir in einer Zeit, in der dies für viele Tätigkeiten möglich ist und in der die technische Infrastruktur dafür vorhanden ist. Wie gelingt es jedoch, dass sich die Mitarbeiter in Meetings in diesen Zeiten austauschen können? Ein probates Mittel dafür ist die Durchführung via Videokonferenz-Tools, aber nur, wenn dabei der Datenschutz nicht missachtet wird.

Der Bedarf nach Videokonferenz-Tools ist folgerichtig aktuell enorm. Dennoch darf, trotz dieses Ausnahmezustandes, der Datenschutz nicht gänzlich missachtet werden. Daher ist jede Anwendung vor ihrem Einsatz sorgfältig auf Einhaltung des Datenschutz zu prüfen.

Uns erreichen derzeit vielfach Nachfragen unserer Kunden nach Videokonferenz-Tools, die uns hinsichtlich guter Features und Datenschutz als geeignet erscheinen.  (die Aufzählung erhebt keinen Anspruch au).

Auflistung Videokonferenz-Tools

Im Folgenden finden Sie eine Auswahl der Tools, die wir für unsere Kunden geprüft haben. Und nicht jedes davon ist aus Datenschutzsicht einsetzbar!

    • Blizz
    • GoToMeeting
    • Jitsi
    • Lindenbaum
    • Microsoft Teams
    • Nextcloudtalk
    • Skype for Business
    • Slack
    • TeamViewer
    • WebEx
    • Zoom
    • etc.

 

Zugrunde gelegte Kriterien der Videokonferenz-Tools an den Datenschutz

Um die Tools datenschutzrechtlich einordnen zu können, haben wir verschiedene Kriterien zugrunde gelegt und die Anwendungen geprüft auf:

    • Lässt sich mit dem Anbieter eine Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung abschließen?
    • Werden die Daten innerhalb EU verarbeitet oder an ein Drittland übermittelt?
    • Ist der Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln mit dem Anbieter möglich bei Verarbeitung von Daten in einem Drittland?
    • Findet die Videoübertragung verschlüsselt statt?
    • Ist eine Pseudonymisierung von Daten möglich?
    • Ist für evangelische Einrichtungen der Abschluss einer Zusatzvereinbarung gemäß DSG-EKD möglich?
    • Kann die Software als SaaS und / oder on premise eingesetzt werden?
    • Sind Aufzeichnungen (Bild / Ton) möglich und werden die Teilnehmer visuell darüber informiert?
    • Wie erfolgt die Einwahl in eine Konferenz? Wie wird diese Einladung übermittelt?

 

Wir helfen weiter bei der Auswahl datenschutzkonformer Videokonferenz-Tools!

Unser Fazit: Manche Videokonferenz-Tools können aus Datenschutzsicht durchaus verwendet werden, andere sollten nicht genutzt werden. Wir raten dringend davon ab, in einer unbedachten Impulsentscheidung Videokonferenz-Tools ungeprüft einzusetzen und damit ggf. empfindliche Datenschutzverstöße zu begehen. Aber Achtung: Allzu gerne vergessen Fachbereiche und Entscheider, dass einzelne Gesetze aufgrund der aktuellen Situation geändert wurden. Die DS-GVO gilt jedoch nach wie vor!

Ja, es muss aufgrund der aktuellen Situation schnell gehen! Aber mit Bedacht! In jedem Fall ist eine sorgfältige und kompetente datenschutzrechtliche Prüfung der Videokonferenzsysteme, die Sie einsetzen möchten, zwingend erforderlich. Für soziale Einrichtungen, die dem DSG-EKD unterliegen, erachtet der Beauftragte für den Datenschutz der evangelischen Kirche eine Datenschutzfolgenabschätzung als zwingend erforderlich! Wir unterstützen Sie dabei gerne und können Ihnen bei der Auswahl und Einsatz datenschutzkonformer VideokonferenzTtools sicherlich weiterhelfen.

Bleiben Sie gesund!

Hilfreiche Links:

Auflistung Videokonferenz-Tools bei Wikipedia

Beitrag „Videokonferenzsysteme in Kirche und Diakonie“

 

von Bastian Maute, 06.04.2020

Bildquelle: Bild von mohamed Hassan auf pixaby

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